241115 Def Huishoudelijk-Reglement Vechtse Plussers na ALV 2024 Download PDF

Vooraf

Dit huishoudelijk reglement bevat bepalingen die een uitwerking zijn van of een aanvulling vormen op de statuten. Het huishoudelijk reglement is ondergeschikt aan de statuten: bij tegenstrijdigheid zijn de statuten bepalend.

Dit Huishoudelijk Reglement wordt per vijf (5) jaar herijkt waarna de goedkeuring van de ALV volgt.

Iedere wijziging moet als agendapunt worden behandeld in de ALV. Voorstellen tot wijziging die via de rondvraag worden aangedragen worden meegenomen naar de volgende ALV.

Artikel 1 Definities

In dit huishoudelijk reglement wordt verstaan onder:
statuten:        de statuten van de Seniorenvereniging Vechtse Plussers
vergadering: de leden van de Vechtse Plussers in Algemene Vergadering bijeen
vereniging:   Vechtse Plussers
bestuur:         het bestuur van de Vechtse Plussers
vrijwilliger:     lid dat werkzaamheden verricht voor de vereniging

Artikel 2 Aanmelding lidmaatschap

Aanmelding voor het lidmaatschap is op 3 wijzen mogelijk:
- a. elektronisch door het invullen van het aanmeldingsformulier op de website;
- b. schriftelijk door een ingevuld aanmeldingsformulier op te sturen naar de ledenadministratie.
- c. Door het verkrijgen van een cadeau lidmaatschap van een lid van de Vechtse Plussers of een andere persoon. Dit lidmaatschap geldt voor een jaar.
Het verstrekken van een machtiging voor automatische incasso van de contributie kan alleen met een ondertekende schriftelijke verklaring.
Na acceptatie van de aanvraag ontvangt het aspirant lid een email als tijdelijk bewijs van lidmaatschap.
De contributie wordt berekend over het aantal resterende kalendermaanden na aanmelding.
Een cadeaulidmaatschap wordt na schriftelijk goedkeuring van het lid omgezet in een normaal lidmaatschap, De contributie voor het resterende jaar berekend als in artikel 4.

Artikel 3 Beëindiging lidmaatschap

Opzegging van het lidmaatschap dient schriftelijk of per e-mail te gebeuren. Mondelinge of telefonische opzegging kan door het bestuur worden aanvaard, doch het is dan niet aansprakelijk voor eventuele fouten. Aanvaarding wordt schriftelijk bevestigd.
Opzegging van het lidmaatschap door het bestuur volgens artikel 6 lid 1c van de statuten kan ook plaatsvinden indien een lid na twee herinneringen in gebreke blijft de contributie te voldoen.
Bij opzegging van het lidmaatschap na 31 januari van een jaar, blijft de contributie voor de rest van dat jaar verschuldigd.

Artikel 4 Honorering en vergoeding

Vrijwilligers worden niet betaald voor werkzaamheden die zij voor de vereniging verrichten.
Kosten die door leden ten behoeve van de verenging zijn gemaakt worden vergoed mits vooraf goedgekeurd door bestuur of vergadering. Die goedkeuring kan gelden voor een individuele besteding, meerdere bestedingen van een bepaalde soort of een geaccepteerde begroting.
Niet vergoed worden toegerekende kosten, zoals gebruik werkruimte, waar geen werkelijke betaling tegenover staat.
Uitgaven zonder toestemming vooraf worden door het bestuur achteraf beoordeeld.
Aanbiedingen van leden voor betaalde producten en diensten vallen onder de algemene bepalingen voor commerciële aanbiedingen.

Artikel 5 Vrijwilligers en commissies

De activiteiten van de vereniging worden georganiseerd door vrijwilligers.
Per soort activiteit wordt er een commissie benoemd, geleid door een vrijwilliger, genaamd “activiteitencoördinator”.
Een commissie kan zich laten bijstaan door buitenstaanders.
Vrijwilligers worden door het bestuur goedgekeurd.

Artikel 6 Activiteiten

Door vrijwilligers georganiseerde activiteiten zijn in beginsel financieel zelfvoorzienend, zonder kosten voor de vereniging. Als voor een (nieuwe) activiteit niet vooraf vaststaat dat de inkomsten kostendekkend zullen zijn, is toestemming van het bestuur vereist.
Sommige activiteiten wordt dermate belangrijk gevonden voor de vereniging dat de kosten geheel of gedeeltelijk ten laste van de vereniging kunnen komen. In dat geval beschikt de activiteitencommissie of ander organiserend comité over een bestedingsruimte volgens een door het bestuur of vergadering goedgekeurde begroting.
Indien er sprake is van externe financiering, zoals subsidies, is een door het bestuur of vergadering goedgekeurde begroting vereist.
De vereniging zal zich inspannen de veiligheid van deelnemers aan activiteiten zo goed mogelijk te waarborgen. Deelname is echter op eigen risico van de deelnemer; de vereniging aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor schade opgelopen of veroorzaakt door een deelnemer, vrijwilliger of coördinator.

Artikel 7 Deelname aan activiteiten

Bij aanmelding voor een activiteit verplicht een deelnemer zich tot betaling van de deelnamekosten.
Bij afzegging of niet-verschijnen kan het bestuur uit coulance tot gehele of gedeeltelijke kwijtschelding van het verschuldigde bedrag beslissen. In ieder geval vindt geen kwijtschelding plaats indien:
- a. er daardoor een plaats onbezet blijft die een andere belangstellende graag had willen innemen, of
- b. de vereniging verplichtingen is aangegaan op basis van het aantal aanmeldingen met onvermijdelijke kosten als gevolg.
Iemand die onaangekondigd verschijnt op een activiteit, kan alleen deelnemen als de activiteit nog niet vol geboekt is.
De kosten van deelname dienen dan ter plaatse te worden voldaan.
Iemand die geen lid is van de Vechtse Plussers mag 3 x deelnemen aan activiteiten. Daarna dient een keuze gemaakt te worden om lid te worden om aan activiteiten deel te nemen. Dit geldt niet voor activiteiten, waarvoor een (hogere) bijdrage gevraagd wordt aan niet-leden. Hieraan kunnen niet-leden onbeperkt deelnemen.

Artikel 8 Intern vervoer

Voor deelname van leden zonder eigen vervoer aan activiteiten door Vechtse Plussers of in samenwerking met Vechtse Plussers georganiseerd, stimuleert de vereniging het aanbieden van vervoer onder de volgende voorwaarden:

Er wordt uitsluitend een beroep gedaan op andere deelnemers aan dezelfde activiteit,
De rol van de vereniging beperkt zich tot het inzichtelijk maken van vraag en aanbod,
De vergoedingen voor het vervoer worden per jaar vastgesteld in de ALV.

Artikel 9 Privacy

De AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) voor de vereniging is gebaseerd op de volgende uitgangspunten en is voor eenieder ter inzage.

De vereniging zal derden nimmer toegang geven tot de persoonlijke gegevens waarover ze beschikt.
De vereniging zal geen persoonlijke gegevens verstrekken op een vraag van een externe organisatie of instantie, ongeacht of die een commerciële, culturele of ideële doelstelling heeft.
De vereniging zal zich inspannen geen beelden te publiceren waarop leden prominent herkenbaar zijn die kenbaar gemaakt hebben daar bezwaar tegen te hebben.
Een lid heeft recht op inzage en correctie van de over hem/haar vastlegde persoonsgegevens.
Contactpersoon voor vragen over of het aanmelden van klachten over privacy is de secretaris van het bestuur

Artikel 10 Commerciële aanbiedingen

Voor het aanbieden van betaalde producten en diensten aan de leden, door zowel leden als derden, geldt:

Het gebodene dient interessant of nuttig te zijn voor onze leden; het bestuur beoordeelt of hieraan wordt voldaan.
Bij een positieve uitkomst zal de vereniging het aanbod bekend maken aan de leden.
Het initiatief tot contact tussen aanbieder en lid dient altijd bij het lid te liggen.
Voor reclame in algemene zin kunnen personen en organisaties betaalde advertenties plaatsen binnen de communicatiemogelijkheden van de vereniging.
Redactionele stukken, met een impliciete promotie voor een product of dienst, worden alleen geplaatst na beoordeling van de redactie of het bestuur, met een expliciete melding van de tendens.

Artikel 11 Deelname aan onderzoeken

Een aanvraag voor deelname van leden aan een onderzoek wordt alleen gehonoreerd indien het resultaat van het onderzoek specifiek gericht is en geen risico met zich meebrengt voor onze leden . Het soort onderzoek kan variëren van het invullen van een eenvoudige vragenlijst tot deelname aan een onderzoek over een langere periode.
De bemiddelende rol van het bestuur beperkt zich tot het informeren van de leden dat het mogelijk is deel te nemen aan het onderzoek. Het initiatief tot contact tussen aanvrager en lid ligt bij het lid.

Artikel 12 Algemene Vergadering

In aanvulling op artikel 13 van de statuten:

Uiterlijk 15 dagen voor een Algemene Vergadering ontvangen de leden de agenda van onderwerpen alsmede de daarbij behorende onderliggende stukken.
De oproep voor de Algemene Vergadering en de bijbehorende stukken kunnen als brief, e- mail, nieuwsbrief of ander algemeen verspreid document, aan de leden bekend worden gemaakt.
Tot uiterlijk 7 dagen voor een Algemene Vergadering kunnen leden aanvullende agendapunten inbrengen.
Als de omstandigheden het noodzakelijk maken kan een ALV ook digitaal worden georganiseerd. Echter een fysieke vergadering verdient ten alle tijden de voorkeur.